In breve
- Un buon sollecito di pagamento è cortese, preciso e arriva presto: fattura, importo, scadenza e come pagare.
- Di solito si procede per gradi: promemoria, secondo sollecito, diffida (messa in mora) via PEC.
- Tra imprese la legge prevede interessi di mora e un indennizzo forfettario di 40 € per i costi di recupero.
- Sotto trovi tre modelli di lettera da copiare.
Quando mandare il sollecito
Prima si interviene, più è probabile essere pagati. Un calendario che funziona per molte PMI:
| Quando | Cosa mandare | Tono |
|---|---|---|
| 3–5 giorni prima della scadenza | Promemoria | Amichevole, informativo |
| 5–7 giorni dopo la scadenza | Primo sollecito | Cortese ma diretto |
| 20–30 giorni dopo la scadenza | Secondo sollecito, con telefonata | Fermo, con una data precisa |
| Oltre 45–60 giorni | Diffida ad adempiere via PEC | Formale |
Cosa deve contenere
- numero e data della fattura, importo e scadenza;
- le coordinate per pagare (IBAN) e, se utile, la fattura in allegato;
- una data entro cui pagare;
- un contatto diretto per chiarire eventuali problemi, come un errore in fattura o una consegna contestata.
Tre modelli di sollecito
1. Promemoria prima della scadenza
Oggetto: Promemoria scadenza fattura n. 245 del 15/09/2026
Gentile [nome],
le ricordiamo che il [data] scade la fattura n. 245 del 15/09/2026 di 12.200,00 €. Trova gli estremi per il bonifico in fattura (IBAN [IBAN]). Se ha già provveduto, non consideri questo messaggio.
Grazie e buona giornata,
[firma]
2. Sollecito dopo la scadenza
Oggetto: Sollecito di pagamento fattura n. 245 del 15/09/2026
Gentile [nome],
dai nostri controlli la fattura n. 245 del 15/09/2026 di 12.200,00 €, scaduta il [data], risulta ancora da saldare. Le chiediamo di provvedere entro il [data], con bonifico all'IBAN [IBAN]. Se ci sono problemi sulla fattura o sulla consegna, ci chiami al [telefono]: li risolviamo subito.
Cordiali saluti,
[firma]
3. Diffida ad adempiere (via PEC)
Oggetto: Diffida ad adempiere e messa in mora – fattura n. 245 del 15/09/2026
Spett.le [ragione sociale],
nonostante i solleciti del [date], la fattura n. 245 del 15/09/2026 di 12.200,00 €, scaduta il [data], non è stata pagata. Con la presente vi diffidiamo a pagare l'importo entro 15 giorni dal ricevimento, avvertendo che in mancanza procederemo per il recupero del credito, con addebito degli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002 e dei costi di recupero.
Distinti saluti,
[firma]
Per la diffida, soprattutto su importi rilevanti, fatti consigliare dal tuo legale o dal commercialista.
Cosa dice la legge tra imprese
Nelle transazioni commerciali tra imprese si applica il D.Lgs. 231/2002, che recepisce la direttiva europea contro i ritardi di pagamento. In sintesi:
- se il contratto non dice nulla, il termine di pagamento è di 30 giorni; le parti possono concordare termini più lunghi, ma oltre i 60 giorni solo se l'accordo non è gravemente iniquo per il creditore;
- dal giorno dopo la scadenza decorrono gli interessi di mora, senza bisogno di una richiesta, al tasso fissato dalla legge (tasso BCE maggiorato di 8 punti);
- il creditore ha diritto a un indennizzo forfettario di 40 € per i costi di recupero, oltre agli eventuali costi maggiori documentati.
Sono regole generali: per casi specifici, come la pubblica amministrazione o settori con norme proprie, verifica con un professionista.
Come ridurre i solleciti
- Scadenze chiare in fattura: nelle fatture elettroniche XML la data di scadenza è un campo preciso.
- Uno scadenziario aggiornato che ti dica ogni settimana cosa sta per scadere.
- Promemoria prima della scadenza, non solo solleciti dopo.
- Attenzione ai clienti che rallentano: misura i giorni medi di incasso (DSO) anche cliente per cliente.
Solleciti preparati in automatico
CEO Trust legge le fatture elettroniche, capisce quali sono scadute e da quanto, e ogni mattina ti mette in cima chi sollecitare, con il messaggio già pronto da rileggere e mandare. L'invio resta sempre una tua decisione.
Domande frequenti
Quando mandare un sollecito di pagamento?
Meglio un promemoria qualche giorno prima della scadenza e un primo sollecito entro una settimana dal ritardo. Dopo 20–30 giorni un secondo sollecito con telefonata, oltre i 45–60 giorni la diffida via PEC.
Cosa scrivere in un sollecito di pagamento?
Numero e data della fattura, importo, scadenza, IBAN per il pagamento, una data entro cui pagare e un contatto diretto per chiarire eventuali problemi.
Si possono chiedere gli interessi di mora?
Tra imprese, il D.Lgs. 231/2002 prevede interessi di mora dal giorno dopo la scadenza e un indennizzo forfettario di 40 euro per i costi di recupero.