Fatture elettroniche XML: come scaricarle e cosa ti dicono

Cosa c'è dentro una fattura elettronica XML

Dal 2019 quasi tutte le fatture tra aziende italiane sono elettroniche. Il file XML è il documento fiscalmente valido; il PDF che spesso arriva via email è solo una copia di cortesia. Dentro il file ci sono dati ordinati in campi precisi. I più utili per capire l'andamento dell'azienda sono questi:

Come scaricarle dal cassetto fiscale

Le fatture elettroniche emesse e ricevute sono conservate dall'Agenzia delle Entrate e si consultano dal portale Fatture e Corrispettivi, che molti chiamano semplicemente "cassetto fiscale delle fatture".

Dal portale dell'Agenzia delle Entrate

1. Entra su agenziaentrate.gov.it con SPID, CIE o CNS.
2. Apri Fatture e Corrispettivi e scegli se operare per te stesso o per l'azienda che rappresenti. Se è la prima volta, il portale può chiederti di aderire al servizio di consultazione.
3. Vai in Consultazione, poi Fatture emesse o Fatture ricevute, e scegli il periodo.
4. Scarica i file XML. Per molti documenti usa, se disponibile, lo scaricamento di più fatture insieme in un archivio ZIP.

Dal commercialista

È la strada più veloce: chiedigli lo ZIP delle fatture XML emesse e ricevute dell'ultimo anno. Di solito il suo software le ha già tutte. Le fatture possono arrivare anche come file .p7m, cioè firmate digitalmente: contengono lo stesso XML, e i programmi di lettura le aprono senza problemi.

Dal tuo programma di fatturazione

Fatture in Cloud, Aruba, Danea e i gestionali più diffusi hanno una funzione per esportare le fatture elettroniche in XML, di solito chiamata "esporta XML" o "scarica fatture elettroniche".

Un esempio di fattura elettronica XML

Ecco come appare, molto semplificata, la parte di una fattura XML con importo e scadenza. Aperto con un editor di testo, il file è fatto di etichette tra parentesi angolari:

<DatiGeneraliDocumento>
  <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
  <Data>2026-09-15</Data>
  <Numero>245</Numero>
  <ImportoTotaleDocumento>12200.00</ImportoTotaleDocumento>
</DatiGeneraliDocumento>
...
<DettaglioPagamento>
  <ModalitaPagamento>MP05</ModalitaPagamento>
  <DataScadenzaPagamento>2026-11-14</DataScadenzaPagamento>
  <ImportoPagamento>12200.00</ImportoPagamento>
</DettaglioPagamento>

In questo esempio: fattura (TD01) numero 245 del 15 settembre 2026, 12.200 € da pagare con bonifico (MP05) entro il 14 novembre. Per leggerla in modo comodo, il portale dell'Agenzia e i programmi di fatturazione la mostrano anche come PDF.

XML e p7m: che differenza c'è

Il file .xml è la fattura. Il file .xml.p7m è la stessa fattura firmata digitalmente: dentro c'è lo stesso XML, avvolto dalla firma. Per leggerlo bastano i programmi di fatturazione o i servizi di visualizzazione; CEO Trust li legge entrambi senza bisogno di convertirli.

Cosa ti dicono sui tuoi numeri

Chi ti paga in ritardo

Per i clienti in ritardo trovi tre modelli nella guida al sollecito di pagamento.

Confrontando la scadenza scritta in ogni fattura con la data dell'incasso sul conto, sai quali clienti sono in ritardo, di quanti giorni e per quale importo. È il dato di partenza per la previsione della cassa.

Quanto dipendi da pochi clienti

Sommando il fatturato per cliente scopri, per esempio, che i primi tre valgono il 60% delle vendite. Non è per forza un male, ma è un rischio da conoscere.

Quali fornitori alzano i prezzi

Le righe delle fatture ricevute permettono di seguire il prezzo di ogni articolo nel tempo e di accorgersi subito di un aumento, anche piccolo, ripetuto su molte consegne.

Come vanno margini e stagionalità

Mese per mese, fatture emesse e ricevute mostrano come cambiano vendite e acquisti, quali mesi sono più forti e dove si stringono i margini.

Leggerle con l'intelligenza artificiale

Aprire centinaia di file XML a mano non ha senso. Un foglio Excel aiuta, ma va aggiornato ogni volta. Un'AI collegata alle fatture fa questo lavoro da sola:

• legge gli XML e i .p7m così come sono, senza conversioni;
• riconosce clienti e fornitori anche se scritti in modi diversi;
• separa fatture, note di credito e fatture differite;
• incrocia le scadenze con i movimenti in banca e ti dice ogni mattina chi sollecitare.

Con CEO Trust trascini lo ZIP delle fatture e in pochi minuti gli agenti AI sanno chi ti deve dei soldi e chi devi pagare. I dati restano separati per ogni azienda, su server in Europa.

Domande frequenti

Fonti

• Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi
• FatturaPA, formato della fattura elettronica