Flussi di cassa: cosa sono e come prevederli in una PMI

Cosa sono i flussi di cassa (cash flow)

I flussi di cassa, in inglese cash flow, sono i soldi che entrano ed escono davvero dal conto dell'azienda in un periodo. Non coincidono con ricavi e costi: una fattura emessa è un ricavo subito, ma diventa cassa solo quando il cliente paga. Per questo un'azienda può essere in utile e avere comunque poca liquidità.

Di solito si distinguono tre tipi di flusso:

• Flusso di cassa operativo: quello generato dall'attività di tutti i giorni, cioè incassi dai clienti meno pagamenti a fornitori, personale e tasse.
• Flusso degli investimenti: acquisti e vendite di macchinari, attrezzature, immobili.
• Flusso finanziario: finanziamenti ricevuti e rimborsati, apporti dei soci, dividendi.

Perché una PMI deve prevedere la cassa

Un'azienda può avere utili e trovarsi comunque senza soldi per pagare stipendi o tasse. Succede quando i clienti pagano a 90 giorni e i fornitori vogliono essere pagati a 30, quando arriva un F24 pesante o quando un cliente importante ritarda. Il conto economico ti dice se guadagni; la previsione di cassa ti dice se arrivi alla fine del mese.

Con una previsione aggiornata puoi muoverti in anticipo: sollecitare un cliente, spostare un pagamento non urgente, chiedere un fido quando la banca è ancora tranquilla, non quando è già un'emergenza.

I dati che servono

• Saldo di partenza: quanto c'è oggi su tutti i conti aziendali.
• Incassi attesi (li trovi nel tuo scadenziario): le fatture emesse non ancora pagate, con la data di scadenza. Nelle fatture elettroniche XML la scadenza è indicata nei dati di pagamento.
• Pagamenti ai fornitori: le fatture ricevute da pagare, con le loro scadenze.
• Uscite fisse e periodiche: stipendi, contributi e ritenute (con l'F24), IVA, affitti, leasing, rate di finanziamenti, utenze.
• Movimenti straordinari: un investimento, un anticipo da un cliente, un rimborso fiscale.

Le scadenze fiscali da non dimenticare

In Italia alcune uscite tornano sempre negli stessi giorni. Inserirle nella previsione evita le sorprese:

Il metodo a 13 settimane, passo per passo

1. Apri un foglio con 13 colonne, una per settimana, e una riga per il saldo iniziale.
2. Distribuisci gli incassi nella settimana di scadenza di ogni fattura. Se un cliente paga sempre in ritardo, spostalo della media dei suoi ritardi: è più realistico.
3. Distribuisci i pagamenti ai fornitori, gli stipendi, gli F24 e l'IVA nelle loro settimane.
4. Calcola il saldo finale di ogni settimana: saldo iniziale più incassi meno pagamenti. Il saldo finale diventa l'iniziale della settimana dopo.
5. Segna una soglia di sicurezza, per esempio un mese di costi fissi. Ogni settimana sotto la soglia è un segnale da affrontare subito.
6. Aggiorna ogni settimana: togli la settimana passata, aggiungine una nuova, sostituisci le previsioni con gli incassi e i pagamenti veri.

Un esempio

Un'azienda con 18 dipendenti parte con 62.000 € in banca e si è data una soglia di sicurezza di 25.000 €. Ecco sei settimane di previsione:

La previsione mostra un punto critico tra la terza e la quarta settimana. Con tre settimane di anticipo l'azienda può sollecitare i 21.000 € attesi in settimana 3, chiedere al cliente della settimana 5 di anticipare una parte, o spostare un pagamento non urgente. Senza previsione se ne sarebbe accorta guardando il conto, troppo tardi.

Flusso di cassa operativo: formula ed esempio

Partendo dal bilancio, il flusso di cassa operativo si calcola di solito con il metodo indiretto:

Esempio: utile netto 80.000 €, ammortamenti 30.000 €, crediti verso clienti cresciuti di 40.000 €, magazzino cresciuto di 10.000 €, debiti verso fornitori cresciuti di 15.000 €. Il flusso di cassa operativo è 80.000 + 30.000 − 40.000 − 10.000 + 15.000 = 75.000 €. L'azienda ha guadagnato 80.000 €, ma i clienti che pagano più tardi hanno "bloccato" una parte di quella cassa.

Questo calcolo guarda indietro. La previsione a 13 settimane descritta sopra guarda avanti, ed è quella che ti permette di agire in tempo. Il collegamento con margini e budget è spiegato nella guida al controllo di gestione.

Due numeri da tenere d'occhio

Giorni medi di incasso (DSO)

Lo spieghiamo nel dettaglio nella guida al DSO.

Dice in quanti giorni, in media, i clienti ti pagano. Un modo semplice per calcolarlo: crediti verso clienti diviso fatturato degli ultimi 12 mesi, moltiplicato per 365. Se passa da 60 a 75 giorni, a parità di fatturato hai meno cassa disponibile.

Giorni medi di pagamento ai fornitori (DPO)

È lo stesso calcolo sui debiti verso fornitori e sugli acquisti. Se incassi a 75 giorni e paghi a 30, finanzi i tuoi clienti con i tuoi soldi: è il motivo più comune delle tensioni di cassa nelle PMI.

Come aiuta l'intelligenza artificiale

Il metodo funziona, ma tenerlo aggiornato a mano richiede tempo, e per questo molte aziende lo abbandonano dopo qualche settimana. Un agente AI collegato ai dati fa il lavoro ripetitivo:

• legge le fatture elettroniche XML e mette ogni incasso e pagamento nella sua settimana;
• impara quanto ritarda ogni cliente e corregge le previsioni;
• aggiunge da solo F24, IVA e stipendi;
• ti avvisa in anticipo quando una settimana scende sotto la soglia, e ti prepara il sollecito per il cliente giusto.

Le decisioni restano tue e del tuo commercialista: l'AI ti fa arrivare prima e con i numeri in mano.

Domande frequenti