In breve
- Lo scadenziario è l'elenco ordinato per data di tutto quello che devi incassare e pagare: fatture di clienti e fornitori, tasse, stipendi, rate.
- Serve a non dimenticare pagamenti, sollecitare in tempo e prevedere la cassa.
- Si può tenere in Excel; oggi le scadenze delle fatture si ricavano direttamente dalle fatture elettroniche XML.
Cos'è lo scadenziario
Lo scadenziario è il calendario finanziario dell'azienda. Ogni riga è un movimento futuro: un incasso atteso da un cliente o un pagamento dovuto a un fornitore, allo Stato o a una banca, con la sua data. Ordinandolo per data sai cosa succede questa settimana, il prossimo mese, il prossimo trimestre.
Si distinguono di solito uno scadenziario attivo, cioè i crediti da incassare, e uno scadenziario passivo, cioè i debiti da pagare.
Cosa mettere nello scadenziario
- Fatture emesse non ancora incassate, con la scadenza;
- fatture ricevute da pagare;
- F24 con ritenute e contributi, di solito entro il 16 del mese;
- IVA, mensile o trimestrale;
- stipendi, tredicesima ed eventuale quattordicesima;
- rate di mutui, finanziamenti e leasing;
- affitti, utenze, assicurazioni e abbonamenti.
Uno scadenziario in Excel
| Scadenza | Tipo | Controparte | Documento | Importo | Stato |
|---|---|---|---|---|---|
| 31/10 | Incasso | Atelier Bianchi | Fatt. 238 | 8.540,00 | Da incassare |
| 31/10 | Pagamento | Pellami Verdi | Fatt. 1187 | 7.320,00 | Da pagare |
| 14/11 | Incasso | Rossi Srl | Fatt. 245 | 12.200,00 | Da incassare |
| 16/11 | Pagamento | Erario e INPS | F24 | 9.850,00 | Da pagare |
Con un filtro per stato e un ordinamento per data hai subito la lista della settimana. Aggiungendo una colonna "giorni di ritardo" calcolata con la data di oggi, vedi a colpo d'occhio cosa è scaduto e va sollecitato: trovi i modelli nella guida al sollecito di pagamento.
Le scadenze sono già nelle fatture elettroniche
Ogni fattura elettronica XML contiene la data di scadenza nel campo DataScadenzaPagamento, insieme all'importo e alla modalità di pagamento. Invece di ricopiarle a mano, puoi ricavarle direttamente dai file scaricati dal cassetto fiscale o dal tuo programma di fatturazione. Come fare è spiegato nella guida alle fatture elettroniche XML.
Dallo scadenziario alla previsione di cassa
Lo scadenziario dice cosa scade. Sommando incassi e pagamenti settimana per settimana e partendo dal saldo in banca, diventa una previsione dei flussi di cassa: sai in anticipo in quale settimana i soldi potrebbero non bastare.
Uno scadenziario che si aggiorna da solo
Il limite dello scadenziario in Excel è che va aggiornato a mano: ogni fattura nuova, ogni incasso, ogni pagamento. CEO Trust lo costruisce dalle fatture elettroniche e dai movimenti di banca e ogni mattina ti dice cosa scade, chi è in ritardo e se la cassa basta per F24 e IVA.
Domande frequenti
Cos'è uno scadenziario?
È l'elenco in ordine di data di incassi e pagamenti futuri dell'azienda: fatture di clienti e fornitori, tasse, stipendi, rate.
Che differenza c'è tra scadenziario attivo e passivo?
L'attivo riguarda i crediti da incassare dai clienti, il passivo i debiti da pagare a fornitori, Stato e banche.
Dove trovo le scadenze delle fatture?
Nelle fatture elettroniche XML, nel campo DataScadenzaPagamento, insieme a importo e modalità di pagamento.