In breve
- La prima nota è il registro in ordine di data di tutte le entrate e le uscite di denaro dell'azienda, in cassa e in banca.
- Serve a sapere sempre quanti soldi ci sono e a passare al commercialista dati ordinati.
- Si può tenere in Excel con poche colonne; oggi gran parte dei dati arriva già da banca e fatture elettroniche.
Cos'è la prima nota
La prima nota è il "diario" dei movimenti di denaro: ogni incasso e ogni pagamento, in contanti o in banca, scritto nel giorno in cui avviene, con una breve descrizione e il documento di riferimento. Si chiama "prima" perché è la prima registrazione, da cui poi il commercialista ricava le scritture contabili.
Non va confusa con la contabilità: la prima nota registra i movimenti di denaro, la contabilità registra anche costi e ricavi che non sono ancora stati pagati o incassati. È tenuta soprattutto da piccole imprese, artigiani, commercianti e professionisti, spesso d'accordo con il commercialista che la usa come base.
Prima nota di cassa e di banca
- Prima nota di cassa: i movimenti in contanti, come piccole spese, incassi al banco, anticipi.
- Prima nota di banca: i movimenti sui conti correnti, come bonifici, RIBA, addebiti, pagamenti con carta. Spesso se ne tiene una per ogni conto.
Come tenerla in Excel
Un modello semplice ha queste colonne:
| Data | Descrizione | Documento | Conto | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/10 | Saldo iniziale | Banca | 18.400,00 | |||
| 03/10 | Incasso cliente Rossi | Fatt. 245 | Banca | 12.200,00 | 30.600,00 | |
| 05/10 | Pagamento fornitore pelli | Fatt. 1187 | Banca | 7.320,00 | 23.280,00 | |
| 06/10 | Spese di cancelleria | Scontrino | Cassa | 48,50 | — |
Il saldo va calcolato separatamente per ogni conto (cassa, banca 1, banca 2). Una volta al mese il saldo di banca della prima nota deve coincidere con l'estratto conto: se non coincide, manca o è sbagliata qualche registrazione. Questo controllo si chiama riconciliazione bancaria.
Consigli pratici
- Registra ogni giorno o ogni settimana: a fine mese ricostruire i movimenti è lento e si sbaglia.
- Indica sempre il documento: numero di fattura, scontrino, contratto. Serve al commercialista e a te.
- Separa cassa e banche e controlla i saldi con gli estratti conto.
- Esporta i movimenti dalla banca in Excel invece di ricopiarli a mano.
- Concorda il formato con il commercialista, così può importarla nel suo programma.
Dalla prima nota alle decisioni
La prima nota racconta il passato. Per guidare l'azienda servono anche la previsione dei flussi di cassa e il controllo di gestione. CEO Trust legge i movimenti esportati dalla banca e le fatture elettroniche, li collega tra loro e ogni mattina ti dice chi deve ancora pagare, cosa scade e quanta cassa avrai.
Domande frequenti
Cos'è la prima nota?
È il registro in ordine di data di tutte le entrate e uscite di denaro, in cassa e in banca, con descrizione e documento di riferimento.
Che differenza c'è tra prima nota di cassa e di banca?
La prima riguarda i movimenti in contanti, la seconda quelli sui conti correnti. Spesso se ne tiene una per ogni conto.
Cos'è la riconciliazione bancaria?
È il controllo periodico che il saldo della prima nota di banca coincida con l'estratto conto, per trovare movimenti mancanti o sbagliati.