Accordo sul trattamento dei dati

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Versione 2 · in vigore dal 27 ottobre 2026 · novità: nomi in codice prima dell'intelligenza artificiale (sezione 5.1)

Questo accordo completa i Termini di servizio (sezione 10) e spiega come CEO Trust tratta i dati della tua azienda per tuo conto, come richiesto dall'articolo 28 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). Lo accetti dalla schermata "I tuoi dati restano tuoi" all'ingresso nella piattaforma: la data, la versione e chi l'ha accettato restano registrati nel tuo account.

1. Le parti

• Titolare del trattamento: l'azienda cliente che usa CEO Trust ("il Cliente"), rappresentata dalla persona che accetta l'accordo nella piattaforma.
• Responsabile del trattamento: Andrea Motta, titolare di CEO Trust, Via Vincenzo Monti 33, 20123 Milano (MI), P.IVA 12179200964, email info@ceotrust.it ("CEO Trust").

2. Oggetto e durata

CEO Trust tratta i dati solo per fornire il servizio scelto dal Cliente: raccogliere i dati dell'azienda dai collegamenti attivati o dai file caricati, farli analizzare dagli agenti di intelligenza artificiale, rispondere alle domande e preparare avvisi e report. L'accordo dura quanto l'abbonamento o la prova gratuita, e le regole sulla cancellazione (sezione 9) continuano a valere anche dopo.

3. Quali dati e di chi

• Dati dell'azienda: fatture, saldi e movimenti bancari, ordini e prodotti del negozio online, file e documenti caricati, informazioni scritte negli spazi della piattaforma.
• Persone interessate: titolari, dipendenti e collaboratori del Cliente; referenti di clienti e fornitori che compaiono nelle fatture e nei documenti.
• Dati personali presenti: nomi, ragioni sociali, partite IVA e codici fiscali, indirizzi, IBAN e importi. Dei clienti del negozio online non salviamo nomi, email, indirizzi o telefoni: solo un codice anonimo e il Paese di spedizione.
• Il servizio non è pensato per categorie particolari di dati (per esempio dati sanitari): il Cliente si impegna a non caricarli.

4. Cosa ci impegniamo a fare

• Trattiamo i dati solo secondo le istruzioni del Cliente, che coincidono con l'uso della piattaforma, e mai per scopi nostri: non li vendiamo, non li cediamo, non li usiamo per pubblicità.
• Accediamo ai dati di un'azienda solo quando serve per assistenza o sicurezza, e chi lo fa è tenuto alla riservatezza.
• I collegamenti a banca, fatture e negozio sono in sola lettura: CEO Trust non può fare pagamenti né modificare nulla nei sistemi del Cliente.
• Quando il Cliente scollega un collegamento, cancelliamo i dati letti da lì subito e comunque entro 48 ore.
• Adottiamo le misure di sicurezza descritte nell'Allegato e le aggiorniamo nel tempo.
• Aiutiamo il Cliente a rispondere alle richieste delle persone interessate (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità) e, se serve, nelle valutazioni d'impatto.

5. Intelligenza artificiale

Per rispondere alle domande e preparare i report, i dati pertinenti vengono inviati al modello di intelligenza artificiale Claude di Anthropic tramite le sue API commerciali. Secondo le condizioni commerciali di Anthropic, questi dati non vengono usati per addestrare i modelli. Le risposte degli agenti non sono decisioni automatizzate con effetti giuridici: le decisioni restano sempre del Cliente.

5.1 Nomi in codice (pseudonimizzazione)

Prima di ogni invio all'intelligenza artificiale, i server di CEO Trust in Europa applicano una pseudonimizzazione automatica (art. 4, punto 5, e art. 32 GDPR):

• il nome dell'azienda del Cliente, i nomi di clienti e fornitori presenti nelle fatture, le controparti dei movimenti bancari e i nomi di persona riconosciuti nei testi vengono sostituiti da codici (per esempio CLI-004, FOR-002, PERS-003);
• IBAN, indirizzi email, partite IVA, codici fiscali e numeri di telefono vengono sostituiti da codici (per esempio IBAN-001);
• la tabella che collega codici e nomi resta solo in memoria sui server di CEO Trust, per il tempo necessario a preparare la risposta: non viene salvata e non viene mai inviata ad Anthropic;
• quando la risposta torna, i codici vengono rimessi a posto: i nomi veri compaiono solo agli utenti autorizzati del Cliente.

Per ogni richiesta all'intelligenza artificiale conserviamo, visibile al Cliente nella finestra "Sicurezza dei dati", il testo esattamente come è stato inviato (già con i codici) e il conteggio dei nomi sostituiti, per le ultime 30 richieste. Limiti, che dichiariamo con trasparenza: i PDF e le immagini allegati a una domanda vengono inviati così come sono; la sostituzione automatica riconosce i nomi presenti nei dati collegati e i formati comuni, e può non riconoscere un nome scritto in modo insolito o un indirizzo postale. I dati conservati nell'archivio del Cliente non vengono modificati.

6. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza CEO Trust ad avvalersi dei fornitori qui sotto. Ognuno è vincolato a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo. Prima di aggiungere un nuovo fornitore che tratta i dati del Cliente, lo comunichiamo via email almeno 15 giorni prima: il Cliente può opporsi disdicendo il servizio.

Quando il Cliente collega Fatture in Cloud, Google Drive o un negozio online (Shopify, WooCommerce, Wix, PrestaShop, Magento), CEO Trust legge i dati da quei servizi, che il Cliente usa già con un proprio contratto.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I dati sono conservati in Europa. Quando vengono inviati a fornitori negli Stati Uniti (in particolare per l'intelligenza artificiale), il trasferimento avviene sulla base del Data Privacy Framework UE-USA per i fornitori certificati e/o delle Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Il Cliente può chiederne copia a info@ceotrust.it.

8. Violazioni dei dati

Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i dati del Cliente, lo avvisiamo via email senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, con quello che sappiamo: cosa è successo, quali dati, cosa stiamo facendo. Lo aiutiamo nelle eventuali comunicazioni al Garante e alle persone interessate.

9. Fine del servizio

Quando il Cliente chiude l'account, a sua scelta gli restituiamo i dati in un formato leggibile oppure li cancelliamo. La cancellazione avviene entro 30 giorni; le copie di sicurezza vengono sovrascritte entro i successivi 90 giorni. Restano solo i dati che la legge ci obbliga a conservare (per esempio quelli di fatturazione dell'abbonamento).

10. Verifiche

Su richiesta mettiamo a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e rispondiamo per iscritto alle sue domande sulla sicurezza. Il Cliente vede nella piattaforma il registro delle attività: chi ha cancellato o scollegato dati, quando e da dove.

Allegato: misure di sicurezza

• Dati in Europa: database e documenti su server a Francoforte (Germania).
• Connessioni cifrate (HTTPS) tra il browser, la piattaforma e tutti i fornitori; dati archiviati cifrati presso il fornitore del database.
• Separazione tra aziende a livello di database: ogni utente vede solo le aziende di cui fa parte, con ruoli diversi per titolare, amministratori e collaboratori.
• Password conservate solo in forma cifrata; accesso tramite link sicuri o password.
• Sola lettura su banca, fatture e negozio; chiavi di accesso a scadenza dove il fornitore lo permette.
• Cancellazione automatica dei dati di un collegamento quando viene scollegato.
• Registro delle attività visibile al Cliente per cancellazioni e scollegamenti.
• Copie di sicurezza giornaliere del database, per recuperare i dati in caso di guasto.
• Accessi ai sistemi limitati al titolare di CEO Trust e ai fornitori tecnici indicati.